Et votre bureau, dans quel état est-il ?
Il est vrai qu’un bureau propre et dégagé semble être hors d’atteinte pour beaucoup d’entre-nous. Du rangement à la va-vite de fin de semaine à comment s’y retrouver le lundi matin dans la pagaille des piles vite rangées dans les placards et les tiroirs, il y a comme une frustration face à cet envahissement inéluctable.
Les chantres de la qualité pourraient s’inspirer de la méthode des 5S mais ce qui est applicable à un atelier l’est beaucoup moins pour son bureau. La nature du rangement n’est pas tout-à -fait la même.
Ranger des outils et des procédures, c’est largement faisable mais qu’en est-il pour celui qui travaille dans un mixte d’informations sur papier et sur informatique. Au moins, l’avantage de l’informatique est que personne n’y voit rien mais combien de fois avons-nous hurlé de ne pas retrouver un fichier capital.
Merci aux google desktop, exalead and Co car le petit toutou de Microsoft XP est absolument nul sous toutes les coutures. S’il n’y avait que lui, on aurait quelques années de moins à notre compteur de vie tant on aurait stressé.
Dans un précédent article sur la “cartographie sémantique”, on peut comprendre que l‘infobésité rend difficile l’application des 5S à l’informatique. L’idéal serait que périodiquement il faudrait réétudier notre mode de classification or le temps nous manque ,et l’info, comme les mauvaises herbes, continue d’affluer.
Selon chacun et sa manière de classifier, il est délicat de préconiser une méthode de rangement mais ce qui est sûr c’est qu’un bureau “allégé” est beaucoup plus agréable pour bosser correctement.
De ce fait, je me force à ranger mon bureau tous les jours, et en fin de journée, afin de pouvoir m’étaler le lendemain avec les dossiers du jour en accord avec ma to-do-list.
Et puis, pour plus d’efficacité, je ne clôture pas ma journée sans avoir fait ma to-do-list pour le lendemain sous peine d’être complètement déboussolé le lendemain et avec, en prime, le sentiment d’avoir rien fait. Je fais ma to-do-list sur une feuille de papier (une pour chaque jour) afin de la mettre au panier en fin de journée.
C’est une façon pour moi de dire “j’ai fait mon job aujourd’hui” et ce qui est fait n’est plus à faire. Cet acte, aussi bête soit-il en apparence, me permet de garder confiance en mes capacités devant la tonne de choses à faire.
Depuis belle lurette, j’ai abandonné les to-do-list informatique du style outlook car quand vous voyez la même tâche pendant des jours voire des semaines, c’est absolument déprimant. Et de plus la liste s’enfle irrémédiablement au fil du temps alors exit…
De plus, l’autre facteur est, qu’ainsi, je ne m’oblige pas à faire des choses qui se révèleront inutiles ou obsolètes, à chaque jour sa peine, tout en sachant que chaque jour vous rapproche de l’objectif que vous vous êtes fixé.
Ayant généralement mon paquet de feuille to-do-list pour la semaine dans une poche plastique à portée de main, je peux noter à n’importe quel moment ce qui me vient par la tête. De ce fait, aucun oubli préjudiciable ne vient troubler mon ardeur au travail.
Pour les projets plus lourds, j’ai une autre feuille intitulé “A faire” que j’aborde au fur et à mesure du temps disponible que je dégage tous les jours. C’est incroyable de voir combien nous nous enterrons nous-mêmes sous de tonnes de travail qui seront, au final, inutiles.
Fort de cette méthode, je range les dossiers papiers en conséquence à des endroits appropriés tout en sachant que j’ai une bannette dépotoir en attente de rangement pour tous les autres papiers qui viennent au fil de l’eau.
Quand au classement informatique, j’oscille entre les répertoires thématiques et les répertoires dossiers. En mettant des entêtes de répertoire sous forme de lettre et de chiffres, je peux ainsi faire monter en tête de liste n’importe quel dossier dans le répertoire racine. Une fois le dossier suffisamment “endormi”, je l’archive dans un autre répertoire où je ne vais que très rarement.
Enfin, j’ai décomposé mon écran informatique en différentes zones où je range les icônes selon leur nature et les dossiers en cours. Comme cela d’un seul coup d’oeil, je sais où il faut aller cliquer. Ce sont tous des raccourcis et jamais des liens directs comme cela si je perds mon “bureau (merci Windows) vous ne perdez pas vos fichiers.
En maintenant une certaine discipline, mon bureau physique est dégagé de ce qui s’empile et mon bureau virtuel est accessible et sans fioritures.
N’est-ce pas qu’il est bon d’arriver chaque matin sur un bureau “dégagé” avec une to-do-list acceptable? Et si je reçois une personne dans mon bureau, il me faut moins d’une minute pour déblayer mon espace de travail.
J’ai appris qu’un bon dirigeant se doit d’abord d’être bien organisé sous peine de crouler sous la charge. De plus, vos visiteurs ou vos employés seront impressionnés par vos capacités de concentration et d’abattage du “boulot” dans cet espace assez zen.
Savoir où sont les choses, savoir où on en est et savoir ce que l’on a à faire est suffisant pour abattre comme un bûcheron ces innombrables tâches du quotidien.
Garder sa bonne humeur et son allant nécessite d’avoir un bureau propre et bien rangé, alors n’hésitez pas à acheter quelques armoires supplémentaires car c’est un investissement ridicule par rapport aux gains observés.
Laurent DUREAU
Article appartenant au recueil : RC10 - Conseils pour entrepreneurs
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Tags :investissement, méthode, organisation, stress, temps, zen
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Catégorie : 1-Vie de l'entreprise
Analyse pertinente qui soulève toutefois une question : est-on moins compétent lorsqu’on a un bureau dérangé ?
En effet, vous partez de l’hypothèse qu’un salarié devrait avoir un bureau ordonné, cela signifie-t-il qu’un bureau bien rangé serait source de meilleure efficacité pour le salarié. J’ai personnellement rencontré des managers extrêmement compétents qui travaillaient dans un “bordel sans nom”… Mettons alors de côté l’idée selon laquelle tout le monde voudrait avoir un bureau bien rangé, mais peu seraient prêts à fournir l’effort qui permettrait d’atteindre ce résultat. On peut donc se poser la question du lien entre bureau rangé et performance !
Sachant tout de même que j’ai personnellement (comme beaucoup je crois) un a priori très négatif sur les gens bordéliques !
Pour être gentil, j’ai mis dans le titre “Et votre bureau, dans quel état est-il ?” car originellement je voulais mettre “Et votre bureau, dans quel bordel est-il ?”.
En effet, il est rare de pouvoir maintenir un bureau parfaitement clean à moins d’y passer un temps certain et d’avoir une certaine “maniaquerie” concernant l’ordre des choses.
En réalité, ce qui peu paraître un bordel pour l’un ne le sera pas pour d’autres. Le bordel est tout à fait relatif à la capacité mémorielle de l’individu et à sa vision tridimensionnelle.
Il existe néanmoins une corrélation entre le bordel du bureau et le bordel dans la tête. Et c’est pourquoi nous avons tous cet a priori qu’un bureau mal rangé donnera une performance moindre.
Si vous alliez voir comment les individus organisent leur bureau virtuel et comment ils classent les documents dans les répertoires, vous verriez combien chacun est différent dans sa notion d’ordre.
En tant que consultant ayant travaillé directement sur les micro du personnel de mes clients, je peux vous assurer qu’il faut vraiment un Google Desktop pour retrouver ses petits.
Il n’en reste pas moins que ce que nous projetons à l’extérieur de nous, est une copie assez proche de ce qu’il y a en nous.
Ce qui confirme encore un peu plus notre a priori “instinctif” que l’on peut être clean dehors pendant un certain temps et au prix d’un effort réel mais que le naturel reviendra au galop montrant l’état de notre bordel intérieur.
A l’opposé, si le bureau est toujours nickel, on peut quand même se poser la question si l’individu travaille réellement. Car, là aussi, et instinctivement nous savons que l’action engendre un bordel minimal incompressible d’où cette sensation bizarre que quelque chose ne colle pas.
Entre ces deux extrèmes, à chacun de se faire une idée tout en sachant que vous savez si untel arrache alors que l’autre pédale dans la semoule.
La seule chose dont je suis certain est que régulièrement il faut faire le ménage pour faire un bon reset et repartir sur des bonnes bases. La aussi, la fréquence du reset peut renseigner sur la performance de l’individu et sa capacité à remettre en cause son organisation personnelle.
je ne suis pas un chantre de la qualité, et 5S ne leur pas réservé, d’ailleurs ce n’est pas une méthode favorite des qualiticiens…je suis adepte d’un 5S basé sur l’exemple et j’ai pour habitude de mener ce type de projet d’abord…dans les bureaux !!! et cela est très adapté…quelle meilleure méthode de commencer par là pour montrer l’exemple aux ateliers et l’impact sur la performance des managers eux-même !!!
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Un clin d’oeil en guise de réponse:
Les bonnes raisons de ne pas ranger son bureau